Siempre que gestionamos un proyecto, nos preguntamos qué posibilidades de éxito vamos a tener y que dificultades nos vamos a encontrar por el camino.
Sin lugar a dudas, la incertidumbre al principio de dicho proyecto, es alta y los nervios todavía más.
Por ello, antes de comenzar el proyecto, debemos tener la cabeza fría e intentar identificar los riesgos que le acechan y que pueden ponerlo en peligro. Algunos pensarán ¿Cómo hago eso si no tengo bola de cristal? Efectivamente, no tenemos una bola de cristal donde veamos el futuro y los peligros a los que nos enfrentaremos, pero si nos basamos en experiencias previas, consejos recibidos, etc., lograremos adelantarnos a imprevistos no deseados y poderlos controlar. Estaremos realizando lo que se denomina una gestión de riesgos, que es una parte fundamental de la gestión del proyecto, principalmente en aquellos en donde se maneja un presupuesto considerable o donde la intervención del factor humano es elevada.
La mayoría de los riesgos están influidos por dos tipos de factores: internos y externos. Las organizaciones que lleven a cabo proyectos, deben ser capaces de anticiparse a ellos y encontrar soluciones, si bien es cierto que ello resulta más sencillo con los internos que con los externos.
Entre los factores internos podemos destacar:
- Asuntos de personal.
- Impacto de otros proyectos.
- Falta de datos.
- Falta de experiencia.
Como factores externos o fuentes externas destacamos:
- Cambios en la tecnología.
- Normativas o políticas gubernamentales.
- Riesgos naturales como terremotos, inundaciones, etc.
- Oscilación importante en precios de suministros.
Hay algunos factores que no es posible prever, como puede ser un riesgo natural o un cambio de normativas o de políticas, pero muchos otros sí.
Los pasos típicos a la hora de gestionar los riesgos de un proyecto serían:
- Identificar el riesgo: Se trata del paso más importante y consiste, como su nombre indica, en identificar los riesgos que nos podemos encontrar a lo largo de la vida del proyecto. Se debe tener claro cuáles son las fuentes de riesgos potencialmente generadoras de problemas.
- Definir la probabilidad: Para cada riesgo identificado, hay que definir la probabilidad de que ocurra, cuantificándola mediante un valor (del 1 al 5, por ejemplo).
- Evaluación del impacto: Se deberá definir el impacto potencial que tendrá sobre el proyecto si llega a materializarse. De igual manera que en el caso anterior, también se deberá cuantificar mediante un valor numérico.
- Establecimiento de prioridades: Una vez determinada la probabilidad y el impacto que supone cada uno de los riesgos identificados, se elaborará una tabla con todos los riesgos, combinando los dos valores anteriores, probabilidad e impacto, asignando prioridades según sea el resultado obtenido (primero lo más altos).
- Plantear respuestas: Para cada riesgo, se debe disponer de un plan de respuesta con el fin de saber qué hacer en el caso de tener que aplicarlo.
- Realizar un seguimiento: Las circunstancias cambian y los cálculos a veces, se hacen mal. Nada permanece inamovible y hay que tener en cuenta la posibilidad de que aparezcan nuevos riesgos, por lo que no hay que ‘bajar la guardia’.
El no tener identificados los riesgos a lo que se puede enfrentar un proyecto y prever que hacer en caso de que aparezcan, es asimismo, un riesgo que puede hacer fracasar un proyecto. Si no se realiza una gestión de riesgos del proyecto, el proyecto tener el riesgo de fracasar.
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