Todos hemos participado en proyectos de mayor o menor envergadura, donde las comunicaciones entre los participantes eran prácticamente inexistentes, En otros casos, simplemente se comunicaba los hechos relevantes cuando no había margen de maniobra para reaccionar, a través de terceras personas o incluso en los servicios o pasillos.
La falta de criterios a la hora de gestionar la información entre los participantes de un proyecto, es casi un mal endémico de muchos jefes de proyecto. Lo que generan con ello son suspicacias (¿por qué no me lo han comunicado con tiempo?), desmotivación (llevo trabajando en este proyecto 10 meses y nunca me informan de nada), desconcierto (ah!, ¿lo tengo que hacer yo?)….
Cada organización posee una estructura, cultura, infraestructura, normativas, administración de su personal, etc. que hacen que la comunicación sea más o menos fluida, pero a pesar de ello, debemos mantener una política de gestión de la comunicación bien definida.
Por ello, es fundamente el contar con un plan de comunicación desde el principio del proyecto, para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto de forma adecuada y oportuna. Además, se deberá revisar a lo largo de la vida del proyecto, con el fin de asegurar su utilidad y aplicabilidad.
En el plan se recogerán las comunicaciones que se han de realizar (incluso las que se hagan por correo electrónico), las reuniones del equipo directivo, reuniones con el cliente o proveedores con sus correspondientes fechas previamente planificadas. La comunicación afecta a todas las áreas y a todos los participantes en el proyecto.
Un buen plan de comunicaciones nos proporcionará:
· Que métodos o tecnologías se emplearán para transmitir la información.
· Frecuencia con la cual se debe realizar la comunicación.
· Información que debe ser comunicada, incluido formato, contenido, detalle.
· Conocer quién es la persona responsable de comunicar.
· Personas o grupos de personas receptoras de información.
En lo que se refiere a la distribución de la información podemos destacar que está puede realizarse por múltiples vías:
· Mediante reuniones
· Distribución de documentos impresos
· Bases de datos compartidas
· Conferencias electrónicas.
· Correo electrónico,
· Fax
· Teléfono o videoconferencias,
· Herramientas específicas para la dirección de proyectos, etc.
Podemos concluir diciendo que una buena gestión de las comunicaciones en el proyecto, mantendrá a sus miembros bien informados, les permitirá conocer que deben hacer, como progresa el proyecto, si su papel es importante o relevante, etc., lo que redundará en mayor motivación y rendimiento. Por otro lado, clientes y proveedores tendrán una visión más transparente del proyecto, eliminando cualquier recelo que pudiera existir por falta de información.
Post publicado por: Ricardo Rodríguez
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