9 Tips para hacer reuniones más productivas

En el siguiente post hablaremos de uno de los elementos más importantes de cualquier empresa: las reuniones.

En todas las empresas, de cualquier ámbito, cualquier tamaño y de cualquier sector se deben coordinar a los empleados y organizar su trabajo para optimizar su productividad, para ello se utilizan la herramienta de las reuniones.

A continuación, daremos una serie de consejos extraídos de las metodologías ágiles más importantes y del uso de la experiencia para que sean lo más productivas posibles. Además, en muchas empresas se realizan muchísimas reuniones por lo que hacerlas óptimas, permitirán una mejora exponencial en su productividad.

Mejor pocas y bien hechas mejor que muchas y mal realizadas

Cada vez que alguien convoca y realiza una reunión está haciendo que el resto de los convocados dejen de hacer la tarea que tenían prevista y se centren y reserven su tiempo para atender a la reunión. Es por ello que debemos sopesar si la reunión que convocamos es más importante y productiva para la empresa que las acciones que dejan de hacer los asistentes.

Limitación Temporal

Si queremos que la reunión sea productiva, no debería durar más de 1 hora, se tiene estudiado que cuando se supera este tiempo se baja exponencialmente el tiempo de atención y de productividad. Es por ello que si necesitamos más tiempo, debemos hacer un descanso (aunque sean 5-10 minutos). Se aconsejan reuniones de 55 minutos para que la gente que tenga 2 reuniones seguidas tenga tiempo de descansar, “cambiar el chip” y prepararse para la siguiente.

Limitación de Horarios

Es importante que escojas un horario adecuado evitando poner una reunión antes de las 9 de la mañana (demasiado pronto), mas tarde de las 19h (demasiado tarde) y entre las 13:30 y las 16:00 (hora de comer). Se ha demostrado que durante esos horarios los trabajadores son menos productivos por culpa de que el cuerpo todavía no está operativo al 100% (reuniones antes de las 9 AM), el cuerpo está pensando en comer o reposando la comida (entre las 13:30 y las 16h) o el cuerpo está cansado por la jornada laboral y pensando en acabar (mas tarde de las 19h).

Dejar un día sin reunión

Las reuniones son importantes pero cortan el ritmo de trabajo por lo que es importante dejar por lo menos un día de la semana donde no se tenga ninguna reunión y puedas dedicarte 100% al desarrollo del trabajo. Hay muchas metodologías que hablan que estos día no deben ser el lunes y el viernes ya que suelen ser menos productivos y se recomienda que sean el martes – miércoles o el jueves.

Puntualidad

Si una persona llega tarde a una reunión 10 minutos y el resto de las 4 personas deben esperarle para empezar, en realidad no se pierden 10 minutos sino que se pierden 10 minutos x 4 personas = 40 minutos. Esto supone un lastre muy grande para la empresa, por lo que si esa persona que llega tarde, no es vital para la reunión, se debería empezar sin ella y cuando llegue, hacerle un mini resumen de lo hablado en su ausencia.

Organiza la reunión antes de que se realice

Debes tener la reunión preparada (no improvisar). La persona que convoca la reunión debe asegurarse de invitar sólo a las personas que sean necesarias para conseguir el objetivo que se busca en dicha reunión y revisar sus agendas para convocarla en una fecha y hora que estén disponibles. En la convocatoria de la reunión, deberás mandar el orden del día, el rol de cada asistente en la reunión (controlador del tiempo, moderador, secretario del acta, etc…) y la documentación importante que se deben leer los asistentes para poder entender e interactuar con eficiencia  en la reunión. Además, una vez fijada la fecha y la hora no se debe cambiar.

Fija la hora y la fecha de la reunión

Si una reunión se repite semanal o mensualmente intenta que siempre sea el mismo lugar, en el mismo día de la semana y a la misma hora. De esa forma los asistentes siempre se reservarán dicha cita y la bloquearán para no duplicarse. Esta acción evitará una pérdida de tiempo en buscar cada semana una hora y un día que puedan asistir todos los interesados ya que se reservará de una forma automática.    

Control de la reunión

En toda reunión por muy corta o que asistan pocas personas, debe haber alguien que la modere. Esta persona debe explicar el objetivo de la reunión, debe otorgar los turnos de palabra (y que sean equilibrados), debe gestionar que las conversaciones no se salgan del marco establecido, evitar temas concretos que solo influyen a una pequeña parte de los asistentes (se les deriva a que lo hablen fuera de la reunión) para que las conversaciones se centren en temas que afecten a todas las personas. Por último, al final de la reunión, haz un resumen de todo lo que se ha hablado y explica los siguientes pasos a seguir.

Aspectos importantes dentro de la reunión

Debes estar centrado al 100% en la reunión evitando la multitarea. En el caso de estar convocado y no poder asistir debes avisar al organizador lo más pronto posible y aconsejarle un posible candidato que te pueda  sustituir y que te informará de todo lo ocurrido en la reunión y que le formarás sobre todo lo necesario que necesita saber para acudir a la reunión. Si es una reunión virtual, enciende la cámara ya que la comunicación no verbal es muy importante. Por último, el organizador o el secretario de la reunión deberá realizar un acta de la reunión con todos los acuerdos alcanzados en la reunión.

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